Job Summary:
The Warranty Clerk is responsible for managing all aspects of warranty claims and documentation for the dealership. This includes processing warranty submissions, ensuring compliance with OEM requirements, maintaining accurate records, and supporting the aftersales team in technical documentation and reporting. The role is key in recovering warranty revenue and ensuring transparent communication between the service team and OEM representatives.
Key Accountabilities:
- Register and process warranty claims in line with OEM policies and timelines
- Ensure all required documentation (job cards, inspection reports, parts usage) is complete and accurate before claim submission
- Coordinate with Workshop Manager, Service Advisors, and Parts Department to gather necessary documentation and approvals
- Track claim approvals, rejections, and payments from OEMs and report monthly warranty recovery status
- Maintain electronic and physical records of all warranty claims and related documentation
- Prepare reports for the After Sales Manager on claim status, revenue recovery, and performance KPIs
- Communicate with OEM warranty auditors or representatives and support any claim reviews or audits
- Follow up on disputed or pending claims and escalate delays or issues
- Ensure up-to-date knowledge of OEM warranty processes, bulletins, and product recalls
ملخص الوظيفة:
يتولى موظف الضمان مسؤولية إدارة جميع جوانب مطالبات الضمان والتوثيق المرتبط بها داخل وكالة السيارات. يشمل ذلك تسجيل المطالبات، ضمان الالتزام بسياسات الشركات المصنعة (OEM)، حفظ السجلات بدقة، ودعم فريق ما بعد البيع في إعداد الوثائق والتقارير الفنية. يمثل هذا الدور نقطة محورية في استرداد إيرادات الضمان وضمان الشفافية في التواصل بين الفريق الفني وممثلي الشركات المصنعة.
المسؤوليات الرئيسية:
- تسجيل ومعالجة مطالبات الضمان وفق سياسات الشركات المصنعة والجداول الزمنية المحددة
- التأكد من استكمال جميع الوثائق المطلوبة (بطاقات العمل، تقارير الفحص، استخدام القطع) قبل تقديم المطالبة
- التنسيق مع مدير الورشة ومستشاري الخدمة وقسم قطع الغيار لتجميع المستندات والموافقات اللازمة
- تتبع حالة المطالبات من حيث الموافقة، الرفض، والدفع من قبل الشركات المصنعة، وإعداد تقارير شهرية
- حفظ السجلات الورقية والإلكترونية لجميع المطالبات ووثائق الدعم الخاصة بها
- إعداد تقارير موجهة إلى مدير ما بعد البيع حول حالة المطالبات، وإيرادات الضمان، ومؤشرات الأداء
- التواصل مع مدققي الضمان التابعين للشركات المصنعة ودعم أي عمليات مراجعة أو تدقيق
- متابعة المطالبات المعلقة أو المتنازع عليها وتصعيد القضايا المتأخرة
- مواكبة تحديثات الشركات المصنعة المتعلقة بإجراءات الضمان والنشرات الفنية والاستدعاءات