مسؤول المشتريات
طبيعة العمل دوام كامل | مكتبي (مع زيارات ميدانية دورية للموردين والمواقع عند الحاجة)
الملخص الوظيفي
يتولى مسؤول المشتريات المسؤولية التنفيذية الكاملة عن تأمين وإدارة كافة الاحتياجات والخدمات والمستلزمات والمشتريات المؤسسية للمنشأة. يعتبر هذا المنصب المحرك الأساسي للدورة المستندية للشراء، حيث يتولى تنفيذ طلبات الشراء المعتمدة حصرياً عبر بوابات الاعتماد الداخلية المعتمدة. يركز الدور على تحقيق التوازن الدقيق بين السعر المعروض، والميزانية المعتمدة، ومعايير الجودة، مع تطبيق سياسة حوكمة صارمة تعتمد على دراسة عروض الأسعار المتعددة لضمان النزاهة والشفافية.
الواجبات والمسؤوليات الأساسية:
- تولي المسؤولية الكاملة عن تنفيذ عمليات الشراء الداخلي والمؤسسي بمختلف أنواعها وأحجامها (وتشمل: الأثاث المكتبي، الأجهزة الإلكترونية، القرطاسية، مستلزمات بيئة العمل، مواد الضيافة، خدمات الصيانة والنظافة، ورخص البرمجيات والتطبيقات).
- استلام وتدقيق وإدارة طلبات الشراء المعتمدة والممررة حصرياً من بوابات الاعتماد الفني المحددة (مثل إدارة الموارد البشرية للمستلزمات المكتبية والضيافة، وقسم تقنية المعلومات للأجهزة والبرمجيات، ومدراء الأقسام للمستلزمات التخصصية)، والرفض التام لإنفاذ أي طلبات فردية مباشرة من الموظفين دون مرورها بالدورة المستندية الرسمية.
- التنسيق المشترك والدائم مع إدارة الموارد البشرية (HR) لتأمين الاحتياجات اللوجستية والتجهيزية للموظفين الجدد (من مكاتب، أجهزة، وقرطاسية) وضمان جاهزيتها الكاملة قبل تاريخ مباشرة العمل، بالإضافة إلى تأمين مشتريات الفعاليات الداخلية وهدايا الموظفين.
- التنسيق الفني مع قسم تقنية المعلومات (IT) والمستخدمين النهائيين لدراسة طلبات شراء الأنظمة والبرمجيات والتطبيقات الرقمية، والتأكد من مطابقتها للمعايير التقنية المعتمدة للشركة قبل الشراء.
- إخضاع كافة طلبات الشراء المعتمدة فنيّاً لمرحلة التدقيق المالي المسبق مع الإدارة المالية لمطابقتها مع الموازنات التقديرية المرصودة، والتحقق من وجود مخصص مالي كافٍ قبل التواصل مع الموردين.
- تطبيق آلية إلزامية لطلب عروض الأسعار من عدة مصادر وشركات وجهات مختلفة لكل عملية شراء دون استثناء، وإعداد دراسات مقارنة تفصيلية (فنية ومالية) وعرضها على الإدارة لاتخاذ القرار.
- تحقيق المعادلة الثلاثية للمشتريات عبر إجراء موازنة ذكية بين السعر المطروح في السوق، وسقف الميزانية المالية المتاحة، ومعايير الجودة المطلوبة للمواد أو الخدمات.
- ضمان النزاهة الكاملة والشفافية في اختيار الموردين، وتجنب الاعتماد على المعارف الشخصية أو العلاقات الفردية، والالتزام المطلق بالتقييمات الموضوعية الموثقة ودراسات السوق.
- بناء وتحديث قاعدة بيانات شاملة للموردين ومقدمي الخدمات، ومتابعة فواتير الشراء ومطابقتها مع محاضر الاستلام الفعلي بالمقر، وتحويل الملفات المالية كاملة للإدارة المالية لإتمام عمليات الصرف.