المسمّى الوظيفي:

 سكرتيرة تنفيذية

مكان العمل: المركز الطبي الأمريكي (AMC) – دمشق

نوع الدوام: دوام كامل

نبذة عن المركز الطبي الأمريكي (AMC)

المركز الطبي الأمريكي (AMC) هو مركز طبي متطور متعدد الاختصاصات يعمل وفق المعايير الطبية الأمريكية، ويقدّم خدمات صحية متقدمة باستخدام أحدث التقنيات الطبية وبمستوى عالٍ من الجودة والاحتراف. يشهد المركز توسعًا مستمرًا ويبحث عن كفاءات إدارية عالية لدعم الإدارة التنفيذية.

ملخص الوظيفة

تتولى السكرتيرة التنفيذية تقديم دعم إداري وتنظيمي عالي المستوى للإدارة التنفيذية في المركز الطبي الأمريكي. تتطلب هذه الوظيفة درجة عالية من الاحترافية، السرية، مهارات التواصل، والقدرة على إدارة المواعيد والمراسلات والتنسيق بين الأقسام المختلفة.

المهام والمسؤوليات

الدعم التنفيذي والإداري

• إدارة جداول ومواعيد الإدارة التنفيذية وتنظيم الاجتماعات وترتيبات السفر
• التحضير للاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والإجراءات الناتجة عنها
• إعداد وتنسيق وصياغة المراسلات الرسمية والتقارير والكتب الإدارية
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى درجات الخصوصية والمهنية

التواصل والتنسيق

• التنسيق المستمر بين الإدارة التنفيذية والأقسام الداخلية
• التواصل مع الأطباء، رؤساء الأقسام، الموردين، والجهات الخارجية
• استقبال وتنظيم المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتحديد الأولويات

إدارة الوثائق والمكتب

• تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية
• إعداد العروض التقديمية، جداول الأعمال، محاضر الاجتماعات، والمذكرات الداخلية
• المساعدة في إعداد العقود والمراسلات التنظيمية والرسمية
• دعم المشاريع الإدارية والتشغيلية حسب توجيهات الإدارة

التمثيل المهني

• تمثيل مكتب الإدارة التنفيذية بصورة احترافية أمام الجهات الداخلية والخارجية
• الحفاظ على بيئة عمل منظمة وراقية تعكس صورة المركز المؤسسية