متابعة عمل قسم المشتريات بما يضمن تحقيق الخطة التشغيلية من خلال الاستثمار الأمثل لموارد:
- متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بقسم المشتريات
- تجميع كافة طلبات الشراء الشهرية وتزويد الإدارة بالخطة الشهرية وفق نماذج التخطيط المعتمدة بعد التأكد من توفر الموازنة اللازمة بالتنسيق مع القسم المالي
- القيام بالعملية الشرائية وفق إجراء المشتريات ومتابعة دورتها من الطلب لوصول الموارد واستلامها (بما يتضمن تجميع طلبات الشراء وإعداد الخطة الشهرية والتأكد من توفر الموازنة اللازمة-تنفيذ طلبات الشراء الواردة إليه وإعداد أوامر الشراء-التنسيق مع الأطراف المعنية لاستلام المواد وتزويدهم بحالة الطلبات)
- تزويد قسم المشتريات المركزي بتقرير تنفيذ المشتريات الشهري
- إعداد التقارير التي توضح مراحل سير العمل (تقرير تنفيذ المشتريات الشهري، تقرير حال المشتريات...)
- تنفيذ طلبات الشراء الواردة إليه وإعداد أوامر الشراء وإرسالها إلى القسم المالي مع كافة وثائق المتعلقة بالعملية الشرائية
- متابعة دورة العملية الشرائية من الطلب حتى وصول المواد وتتبع حالة كل طلب شراء وإعلام الأطراف المعنية بكافة المستجدات من خلال تقارير حال المشتريات
- استدراج عروض أسعار من الموردين والتفاوض معهم
- تقييم عروض الاسعار والمواصفات وفقاً للنماذج المعتمدة
- التواصل مع الموردين فيما يخص أي بضاعة تالفة أو فيها خطأ بالطلب، وضمان استبدال أو استكمال البضائع المطلوبة أو استعادتها من قبل المورد في حال تطلب الأمر
- المتابعة مع القسم المالي لضمان سداد المدفوعات في مواعيد المتفق عليها مع الموردين وكما هو وارد في العقود وأوامر الشراء
- تقديم تقارير دورية عن أداء الموردين تتضمن التوصيات
- تدريب فريق المشتريات والمعنيين بالعملية الشرائية ليكونوا مؤهلين بالقيام بمهام قسم المشتريات بالشكل الأمثل
- التنسيق مع الموظفين المعنيين من القسم الإداري المسؤولين عن المباني والمستودعات لاستلام المواد
- إعداد إضبارة المناقصة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع مدير المشتريات
- ضمان حفظ كافة بيانات ووثائق المشتريات والسجلات والملفات الخاصة بها بشكل كامل ودقيق
- اقتراح الإجراءات التطويرية التي من شأنها زيادة فعالية العمل
- تقديم الدعم لقسم المشتريات وفق الحاجة والمساعدة بأي مهام موكلة من قبل إدارته