1- الدعم والتنسيق الإداري
- ضمان المتابعة للقرارات التنفيذية والمهام الموكلة للإدارات وفق الخطط المعتمدة وضمان الالتزام بمواعيد التسليم المحددة والمتابعة اليومية لمستجدات العمل.
- إدارة جدول مواعيد المدير العام من خلال توزيع الوقت وترتيب أولويات العمل
- تنسيق الخدمات اللوجستية وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والفعاليات والزيارات الرسمية.
- التحضير المسبق للاجتماعات من خلال تحضير جداول الأعمال والعروض التقديمية و مذكرات الإحاطة والملفات المهمة قبل الاجتماعات والفعاليات.
- حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية لتدوين المحاضر، وتتبع المهام الموكلة، وضمان المتابعة والتنفيذ الفعلي للمخرجات المطلوبة.
- تنسيق وترتيب متطلبات السفر المحلية والدولية (رحلات جوية، فنادق، تأشيرات، مواصلات برية) وكافة ما يتطلبه الأمر من خدمات لوجستية
- مراقبة مستلزمات مكتب المدير العام وتنسيق طلبات الشراء للاحتياجات الإدارية الخاصة به.
- إدارة نفقات مكتب المدير العام وتقديم تقارير المصروفات للقسم المالي في الوقت المناسب.
- القيام بأي مهمة أخرى بطلب من المدير العام ضمن نطاق العمل
2- الاتصال وإدارة العلاقات
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مكتب المدير العام والإدارات، ومجلس الإدارة، والعملاء، والشركاء.
- استقبال الاستفسارات من الجهات الداخلية والخارجية والرد عليها بطريقة مهنية ولبقة.
- تنسيق المواعيد والاتصالات مع الإدارات الداخلية والشركاء والعملاء والزوار حسب الحاجة.
- التنسيق مع الإدارات الأخرى والموظفين لتسهيل التواصل وتدفق المعلومات ورفع كفاءة سير العمل.
- بناء وضمان علاقات إيجابية ومهنية مع الأقسام الداخلية والخارجية، بما يعكس صورة المشركة بطريقة لائقة ومهنية.
3- المراسلات وإدارة الوثائق
- صياغة، ومراجعة، وتحرير المراسلات الرسمية، والعروض التقديمية، والتقارير، والمذكرات نيابة عن المدير العام باللغة الإنكليزية والعربية.
- إدارة الاتصالات الواردة والصادرة والإجابة على الاستفسارات وحفظ سجل خاص بها
- إدارة البريد الخاص بمكتب المدير العام الوارد، والصادر، وتوثيقه ومتابعته.
- إجراء عمليات البحث وجمع البيانات لمواضيع معينة لدعم عملية اتخاذ القرار
- الطباعة والحفاظ وأرشفة ملفات العمل والسجلات، والوثائق، ورقياً والكترونياً.
4- الالتزام والتقارير والسرية
- الحفاظ على السجلات والتقارير والوثائق وضمان سريتها.
- إعداد تقارير دورية عن المهام الموكلة ومؤشرات أداء العمل.
- ضمان أمن، وسرية المعلومات الخاصة بالشركة ومكتب المدير العام
- الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية المتبعة في الشركة.