Job Summary:

The Receptionist serves as the first point of contact for customers and visitors at the dealership while also supporting the CRM team in managing customer data, follow-ups, and booking coordination. The role combines front desk professionalism with back-office assistance to enhance customer experience and service flow.

الملخص الوظيفي:

يعمل موظف الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار في الوكالة، ويدعم فريق إدارة علاقات العملاء (CRM) في إدارة بيانات العملاء، المتابعات، وتنسيق الحجوزات. يجمع هذا الدور بين الاحترافية في استقبال الزوار والمساعدة في الأعمال الإدارية لتعزيز تجربة العملاء وسير العمل بالخدمة.

Key Accountabilities:

• Greet and assist customers, visitors, and vendors in a professional and welcoming manner
• Manage appointment bookings for sales test drives and service schedules
• Answer incoming calls and direct them to the appropriate department
• Support the CRM team by updating customer records in the system
• Assist in preparing daily customer follow-up reports (calls, missed appointments, service reminders)
• Monitor showroom traffic and maintain visitor logs
• Coordinate with sales and service teams to ensure smooth handover of clients
• Handle basic administrative tasks such as filing, document printing, and front desk supplies

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال العملاء والزوار والموردين بطريقة احترافية وترحيبية.
• إدارة حجوزات مواعيد تجارب القيادة للمبيعات وجداول مواعيد الخدمة.
• الرد على المكالمات الواردة وتحويلها إلى القسم المناسب.
• دعم فريق إدارة علاقات العملاء (CRM) بتحديث سجلات العملاء في النظام.
• المساعدة في إعداد تقارير المتابعة اليومية للعملاء (المكالمات، المواعيد الفائتة، تذكيرات الخدمة).
• مراقبة حركة الزوار في صالة العرض والحفاظ على سجلات الزوار.
• التنسيق مع فرق المبيعات والخدمة لضمان تسليم العملاء بسلاسة.
• أداء المهام الإدارية الأساسية مثل الأرشفة، طباعة الوثائق، وتجهيز المستلزمات الخاصة بمكتب الاستقبال.