وصف الوظيفة : تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل لضمان انسيابية العمليات اليومية، من خلال إدارة المراسلات والأرشفة والتوثيق بدقة واحترافية، والمساهمة في تنسيق المواعيد والاجتماعات مع الحفاظ التام على سرية وأمن المعلومات الإدارية.

المهام و المسؤوليات : 

1. إدارة المراسلات والاتصال:
التعامل مع كافة المراسلات الواردة والصادرة (بريد إلكتروني، رسائل ورقية، مكالمات هاتفية) وضمان تسجيلها وتوزيعها ومتابعتها وحفظها بالشكل الصحيح.
إعداد وصياغة الكتب الرسمية، المراسلات الإدارية، التقارير، العروض التقديمية، والنماذج الإدارية بدقة واحترافية.
2. التنظيم وجدولة المواعيد:
إدارة وتنظيم جداول المواعيد الداخلية، ومواعيد السفر، وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات.
تجهيز الملفات والمستندات اللازمة للاجتماعات، وإعداد وتوزيع جداول الأعمال وكتابة المحاضر الرسمية.
3. الأرشفة وإدارة البيانات:
أرشفة وتنظيم وصيانة الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية وفق الأنظمة المعتمدة لضمان سرعة الوصول إليها.
إدخال البيانات وتحديث السجلات الإدارية، والقيام بالبحوث اللازمة لجمع البيانات المطلوبة لإعداد التقارير.
4. الدعم الإداري والمتابعة:
تقديم الدعم الإداري اليومي للإدارة ولموظفي المكتب والمساهمة في تسهيل سير العمليات اليومية.
متابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الإدارية والتنسيق الفعال مع الأقسام ذات العلاقة.
المحافظة المطلقة على سرية المعلومات والوثائق والالتزام بأخلاقيات العمل.
5. العمليات المكتبية واللوجستية:
مراقبة مخزون اللوازم والمهمات المكتبية وطلب تأمينها عند الحاجة لضمان عدم انقطاع العمل.
تجهيز وطباعة المستندات وتنسيق الملفات الإدارية المختلفة.
تنفيذ أي مهام إدارية أخرى تُكلف بها الإدارة ضمن نطاق الاختصاص.