متابعة وتنسيق كافة الجوانب المتعلقة بالمشتريات والتأكد من أن جميع المشتريات تتم بكفاءة ووفقاً لسياسيات وإجراءات المشتريات. وإيجاد فرص الشراء بأسعار وجودة مناسبة:
- المساعدة في تحضير خطة المشتريات شهرياً
- مراجعة جميع طلبات الشراء والتحقق من أن كافة المواصفات والمتطلبات واضحة وتم الحصول على جميع الموافقات المطلوبة
- استدراج عروض أسعار من الموردين المعتمدين والتأكد من أن جميع عروض الأسعار تعرض بوضوح جميع المواصفات والمتطلبات كما وردت في طلب الشراء
- مساعدة المدير المباشر في إعداد المستندات والوثائق الخاصة بالمناقصات (إضبارة المناقصة) طلب الشراء - المواصفات الفنية - أمر الشراء - الفاتورة العقد - التقييم -الاستلام)
- إصدار أوامر الشراء، والتنسيق مع القسم القانوني لصياغة العقود حسب الحاجة
- التواصل مع الموردين بما يخص تحديات الاستلام (تلف أو نقص البضاعة - خطأ بالطلب – مطابقة المواصفات -استبدال أو استكمال البضائع المطلوبة)
- التنسيق مع مشرف الأصول ومشرف المستودعات لتأمين المواد المطلوبة بطلبات الشراء في حال كانت ضمن المستودعات
- المساهمة في توسيع قائمة الموردين بما يتناسب مع احتياجات المحافظة وإدارة العلاقة معهم
- استلام وتجميع خطط الشراء الشهرية ومقارنتها مع الخطة السنوية للمشتريات وبيان الانحرافات أن وجدت
- المساهمة بوضع السياسات والإجراءات والمعايير التي من شأنها تحسين واقع العمل ومتابعة تطبيقها، وتطوير مؤشرات الأداء ومتابعتها بالتنسيق مع مشرفي الموارد الإدارية في المحافظات لرفع سوية العمل
- إعداد تقارير دورية تحقق نسبة الالتزام بخطة المشتريات
-
تنظيم جميع الأنشطة الخاصة بالمؤسسة (حجوزات قاعات للاجتماعات – حجوزات غداء أو عشاء – تنظيم ورشات تدريبية) ومتابعة الأمور الخاصة بالخدمات المطلوبة من القسم ( 2G/3G - حجوزات فندقية – خدمات نقل موظفين – سفر – بريد)
-
التفاوض مع مزودي الخدمة للحصول على أفضل الخدمات بما يحقق الكفاءة التشغيلية ، وضمان جودة كافة الخدمات المقدمة من قبل الموردين من خلال إعداد التقارير الخاصة بالخدمات وتقييمها بشكل دوري