أولاً: المهام التشغيلية على برنامج الأمين

• إصدار وتدقيق فواتير المبيعات ونقل المواد: مراجعة فواتير البيع (نقدي/آجل) وفواتير نقل المواد بين المستودع الرئيسي وسيارات التوزيع على البرنامج لضمان مطابقة الكميات المحملة فعلياً.

• إغلاق ومطابقة صناديق المناديب (سندات القبض): إدخال وترحيل سندات القبض اليومية على البرنامج لكل مندوب فور استلام الكاش أو الشيكات، ومطابقتها مع إجمالي مبيعات الجولة.

• معالجة المرتجعات والتوالف (فواتير مرتجع المبيعات): تنظيم وإدخال فواتير مرتجع المبيعات وفواتير الهدايا/العينات على الأمين بناءً على المطابقة الفعلية مع المناديب والمستودع.

ثانياً: الرقابة وجرد الحسابات عبر البرنامج

• استخراج ومتابعة كشوفات حسابات الزبائن (العملاء): استخراج كشف حساب زبون بشكل دوري لمراقبة الديون، وتدقيق أرصدة الأسواق بالتنسيق مع المناديب لمنع تجاوز سقف الائتمان المسموح.

• مطابقة جرد المستودعات وسيارات التوزيع: استخراج تقارير حركة مادة وجرد المواد الخاصة بمستودعات السيارات (المناديب) على البرنامج ومطابقتها مع الجرد الفعلي لرصد أي عجز أو زيادة فوراً.

• تدقيق الأرصدة الافتتاحية والختامية للجولات: متابعة وضبط حساب الصندوق المساعد أو حسابات المناديب الشخصية على شجرة الحسابات لضمان تصفية العهد اليومية.

ثالثاً: التقارير والامتثال

• الترحيل النهائي للعمليات: التأكد من ترحيل كافة الفواتير والسندات اليومية لضمان تحديث الحسابات الختامية وحركة المستودعات فوراً.

• رفع تقارير الحركة المالية: تصدير كشوفات المبيعات والتحصيلات اليومية من برنامج الأمين وإعداد ملخصات لتقديمها للإدارة المالية وإدارة التوزيع.