مطلوب سكرتيرة تنفيذية

تعلن شركة عن حاجتها إلى تعيين سكرتيرة تنفيذية تتمتع بالكفاءة، التنظيم، سرعة التعلم، والقدرة على متابعة عدة مهام ومشاريع في الوقت نفسه.

ستعمل الموظفة بصورة مباشرة مع الإدارة، وستساهم في تنظيم الأعمال اليومية، متابعة الموظفين والمشاريع، إعداد المراسلات والتقارير، والبحث عن المعلومات والمستجدات المرتبطة بأعمال الشركة.

المهام الوظيفية

• تنظيم مواعيد الإدارة وجدولة الاجتماعات والتذكير بها.
• إدارة البريد الإلكتروني والرد على المراسلات وفق توجيهات الإدارة.
• التواصل مع العملاء والشركات والجهات الخارجية.
• إعداد وصياغة الخطابات والإيميلات والمراسلات المهنية.
• تدوين محاضر الاجتماعات وتسجيل القرارات والمهام المطلوبة.
• متابعة المهام المكلّف بها الموظفون وإعداد تقارير عن مستوى الإنجاز.
• متابعة العمليات الإدارية والملفات والمواعيد النهائية.
• البحث عن الشركات والخدمات والمعلومات التي تحتاج إليها الإدارة.
• متابعة الأخبار والمستجدات الاقتصادية والتجارية العالمية وتلخيص أهمها.
• إعداد التقارير والجداول والعروض التقديمية.
• تنظيم الملفات والوثائق وبيانات المشاريع والمحافظة على سريتها.
• استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في البحث، التلخيص، الكتابة، وتنظيم العمل.
• تنفيذ المهام الإدارية والتنفيذية الأخرى المرتبطة بأعمال الشركة.